Разгледахме същността на дневниковата форма на счетоводство в. Ще ви разкажем повече за дневник-заповед № 1 и ще дадем пример за попълването му в нашата консултация.

За какво се използва дневник 1?

В дневник-ордера No 1 на базата на първични счетоводни документи в хронологичен ред се натрупва и систематизира информация за кредитния оборот по сметка 50 „Каса”.

В съответствие със сметкоплана (Заповед на Министерството на финансите от 31 октомври 2000 г. № 94н), сметка 50 „Каса” обобщава информацията за наличността и движението на паричните средства в касите на организацията.

В същото време за сметка 50 могат да бъдат открити следните подсметки:

• 50-1 "Каса на организацията";
• 50-2 "Оперативна каса";
• 50-3 "Парични документи" и др.

Повече информация за синтетичното и аналитичното счетоводство на касовите операции можете да намерите в.

Дебитните обороти по сметка 50 се отразяват в извлечение No1, което се поставя на гърба на дневник-ордера No1.

Как да поддържате дневник-заповед номер 1

Въз основа на отчетите на касиера, потвърдени от приложените към тях документи, в края на деня се извършват вписвания в дневник-заповед № 1 (Писмо на Министерството на финансите на СССР от 08.03.1960 г. № 63) . Ако броят на касовите документи е незначителен, е разрешено да се правят записи в дневника-ордера не ежедневно, а за 3-5 дни, като цяло, според няколко доклада на касата. В този случай колоната "Дата" показва началните и крайните числа, за които са направени записи, например: 5-7, 21-24 и т.н.

Ред на дневник 1: пример за попълване

Организацията може самостоятелно да разработи формата на дневник-заповед № 1 или да използва извадката.

При използване на компютърна обработка на данни формирането на дневници за поръчки се извършва автоматично въз основа на бизнес транзакции, въведени в счетоводната програма по сметка 50.

За попълване на дневник-заповед номер 1 ще представим условни данни по сметка 50 за октомври 2016 г.:

дата на	Операция	Дебит на сметката	Кредит на сметката	Количество, разтриване.
04.10.2016		50	51 "Разплащателни сметки"	300 000,00
05.10.2016	Изплатена заплата за септември	70 "Разплащания с персонал за заплати"	50	260 000,00
05.10.2016	Издадени средства за отчет за командировка	71 „Разплащания с отчетни лица“	50	29 000,00
11.10.2016	Получени парични постъпления от продажба на стоки	50	90 "Продажби"	80 000,00
11.10.2016	Депозирани пари в банката	57 "Трансфери по пътя"	50	80 00,00
14.10.2016	Спечелени касови бележки	50	90	170 000,00
14.10.2016	Пари, получени от банката с чек	50	51	100 000,00
14.10.2016	Издадено авансово плащане за октомври	70	50	190 000,00
18.10.2016	Издаде безлихвен заем на служител	73 "Разплащания с персонал за други операции"	50	20 000,00
27.10.2016	Неизползваните отчетни средства се връщат на касата	50	71	8 000,00
28.10.2016	На касата имаше недостиг	94 „Липси и загуби от повреда на ценности“	50	250,00

• вписванията в дневници-нареждания се извършват по реда на регистриране на транзакции само по кредита на сметката, в кореспонденция с дебитирани сметки;
• записи на синтетично и аналитично счетоводство, като правило, се комбинират в един регистър;
• бизнес транзакциите се отразяват в счетоводството в контекста на показатели, които са необходими за контрол и отчитане;
• използват се комбинирани дневници-нареждания за сметки, които са икономически и методологически взаимосвързани;
• прилагат се месечни дневници-варанти.

Пример за счетоводна форма на дневник

Счетоводството в дневник-ордера се състои в натрупване и систематизиране на данните в счетоводните регистри през месеца в хронологичен ред. В същото време се водят както синтетично, така и аналитично счетоводство, както и хронологично и систематично записване на стопанските операции.

В счетоводната форма на дневник-ордери по правило се използват само два вида счетоводни регистри: дневници за поръчки и спомагателни отчети. В някои случаи, за по-рационално обобщение или групиране на идентификационни данни, могат да се използват специални таблици за развитие.

Сумите на дневниците за поръчки в края на месеца се прехвърлят в Главната книга.

Нека илюстрираме счетоводната форма на дневник, като използваме примера за дневник № 1:

Списание-поръчка №1 по сметка 50 "Каса"

Ако дадена организация е избрала счетоводна форма на дневник за счетоводство, тогава тя трябва да се ръководи от Писмо на Министерството на финансите на СССР от 8 март 1960 г. № 63 „За инструкции за използване на унифицирана форма на дневник на счетоводството“, както и писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 24 юли 1992 г. № 59 „За препоръките за използване на счетоводни регистри в предприятията“. Малките предприятия могат да се ръководят от Писмо на Министерството на финансите на СССР от 6 юни 1960 г. № 176 „За инструкции за използване на единна форма на дневник за счетоводство за малки предприятия и стопански организации“.

Счетоводната форма на дневник се основава на принципа на натрупване на данни от първични счетоводни документи по такъв начин, че да осигури синтетично и аналитично отчитане на средствата и стопанските операции във всички раздели на счетоводството. Натрупването на данни се извършва в счетоводни регистри, което дава възможност да се отразят всички средства, предмет на счетоводство и стопански операции за използването на тези средства за отчетния месец и елиминира необходимостта от съставяне на мемориални ордери.

Едновременно се извършва хронологично и систематично записване на стопанските сделки, като липсва регистър на стопанските сделки.

Вписванията в регистрите се извършват в контекста на показатели, които дават възможност за управление на финансово-стопанската дейност на предприятието, както и за изготвяне на междинни и годишни отчети.

При дневниковата форма на счетоводство, като правило, се използват два вида счетоводни регистри - дневник-ордери и спомагателни отчети. За групиране на някои идентификационни данни могат да се използват и специални таблици за разработка.

Журналите за поръчки са основните счетоводни регистри, спомагателните отчети се използват в случаите, когато е необходимо групиране на аналитичните данни на първичните документи. Резултатите от отчетите се прехвърлят в дневниците за поръчки.

Изграждането на двата дневника - нареждания и спомагателни отчети се основава на кредитния знак на регистриране на стопански операции по синтетични сметки. Синтетичните данни се регистрират по данните на първичните документи само по кредита на съответните сметки в кореспонденция с дебитните сметки.

Окончателните данни от дневниците за поръчки в края на месеца се прехвърлят в Главната книга, по която се съставя балансът, като се използват при необходимост индивидуални показатели от счетоводните регистри.

Въз основа на принципа на регистриране на идентификационни данни на кредитна основа, вписванията по кредита на всяка синтетична сметка в кореспонденция с дебитирани сметки се извършват изцяло в един от всеки дневник. Дебитните обороти по съответната синтетична сметка се разкриват в различни дневници за поръчки, като регистрират записвания по кредита на съответстващите й сметки. След прехвърляне на общите данни от всички дневници за поръчки в Главната книга, тя разкрива дебитните данни за всяка сметка.

Дебитните обороти по сметки, за които се води синтетично и аналитично счетоводство в единни регистри, също се отразяват в дневници за нареждане, предназначени за регистриране на записвания по кредита на тези сметки. Журналите за поръчки, в които наред със записите по кредита на определени синтетични сметки се поддържа и аналитично счетоводство, съдържат два раздела: единият записва транзакции по кредита на сметката, а другият отразява показателите за аналитично счетоводство.

Журналите за поръчки са изградени по такъв начин, че отразяват транзакции, които са хомогенни по икономическо съдържание, както и транзакции, свързани помежду си, поради което някои дневници за поръчки са предназначени да отразяват кредитни операции на няколко синтетични сметки, които са идентични по икономическо съдържание. В този случай на всеки от тях в регистъра се приписва раздел или колона.

За да се осигури правилно групиране на данните от първичните документи в дневниците-ордери, се предоставя стандартна кореспонденция по кредита на сметките и списък с показатели, необходими за изготвянето на месечни, тримесечни и годишни отчети. В списанията, предназначени за синтетично и аналитично счетоводство, са предвидени и необходимите позиции за аналитично счетоводство.

Изграждането на единна счетоводна форма на дневник се основава на следните основни принципи:

Записванията в дневници-ордери се извършват по реда на регистриране на операциите само по кредита на сметката в съответствие с дебита на сметките;

Комбиниране в единна система от записи на синтетично и аналитично счетоводство;

отразяване в счетоводството на стопанските операции в контекста на показателите, необходими за наблюдение и съставяне на периодични и годишни отчети;

· използването на дневници-ордери за комплекти, които са икономически свързани един с друг;

· използването на регистри с предварително зададена кореспонденция на сметки, номенклатурата на статиите на аналитичното счетоводство, показатели, необходими за отчитане;

Използване на месечни дневници-заповеди.

Окончателните вписвания в дневника-ордери подлежат на задължително съгласуване с данните от първичните документи, което ви позволява да контролирате коректността на счетоводството на бизнес транзакции. Ако вписванията в дневниците за поръчки не могат да бъдат контролирани чрез сравняването им със съответните показатели на други счетоводни регистри, общата сума на заема се отчита въз основа на изчисляването на сумите за първичните документи.

Сумите, отнасящи се към дебита на сметки, за които се води аналитично счетоводство в съответните дневници-ордери или отчети, се дешифрират и групират по подсметки или статии от аналитичното счетоводство. Такова декриптиране може да се извърши в специални листове за декриптиране, съставени на дебитна основа, тоест за всяка дебитирана сметка се отваря отделен лист за декриптиране.

За дневници, които отразяват аналитични данни, по тях се правят записи с месечни суми, като сумите се установяват чрез изчисляване на сумите за съответните документи, предварително групирани в контекста на необходимите аналитични данни.

Всички регистри посочват името на месеца, през който са попълнени, и, ако е необходимо, имената на синтетичните сметки. В края на месеца регистрите се подписват от лицата, извършили вписванията. Всички дневници-ордери се подписват от главния счетоводител на предприятието или упълномощено от него лице. В регистрите, от които се прехвърлят необходимите показатели в Главната книга или в други регистри, се прави съответна отметка.

Главната книга се използва за обобщаване на данни от дневници за поръчки, взаимна проверка на коректността на направените записвания за индивидуални сметки и за съставяне на баланс. Главната книга показва началното салдо, текущия оборот и крайното салдо за всяка синтетична сметка. Записването на текущия оборот в Главната книга е едновременно регистриране на счетоводни данни, отразени в дневниците за поръчки.

В Главната книга се извършват текущи обороти само за сметки от първи ред. Кредитният оборот на всяка синтетична сметка се отразява в едно вписване, а дебитният оборот - в кореспонденция с кредитирани сметки.

Проверката на коректността на направените записвания в Главната книга се извършва чрез изчисляване на сумите на оборота и салда по всички сметки. Сумите на дебитните и кредитните обороти, както и дебитните и кредитните салда трябва да са равни.

Главната книга се открива за една година, за всяка сметка се отделят един или два листа. Ако се отворят два листа, тогава вторият лист се използва като допълнение към основния.

Понастоящем най-прогресивната и широко разпространена е дневниковата форма на счетоводство. Именно тя по правило се използва в програмите за автоматизация на счетоводството.

Формулярът за дневник съчетава хронологични и систематични, аналитични и синтетични счетоводни регистри. Журналите за поръчки се поддържат въз основа на първични документи.

1. Въз основа на първични документи стопанските операции се записват в натрупващи се отчети, тоест записват се в дневника за стопански операции. Пример за дневник за бизнес операции на организация за януари е даден в табл. 6.1.

Таблица 6.1

2. След това тези бизнес транзакции се записват в дневници за поръчки и допълнителни отчети.

Като пример са дадени дневници-ордери и отчети по сметки 50 и 51, съставени на базата на данни от дневника за стопански операции.

Резултатите от бизнес транзакциите за една сметка или група сметки се прехвърлят в журнали за поръчки, следователно журналите за поръчки имат определени номера, например дневник за поръчки № 1 се съхранява в сметка 50 „Каса“ (Таблица 6.2), журнал за поръчки № 2 - по сметка 51 “Разчетни сметки” (Таблица 6.3), дневник-нареждане № 3 - по сметки 55 “Специални сметки в банки”, 57 “Преводи по пътя”, дневник-нареждане № 4 - по сметки 66 „Разплащания по краткосрочни заеми и заеми”, 67 „Разплащания по дългосрочни кредити и заеми” и др. Журналите-ордери се съставят на база кредитна база на сметки, т.е. те отразяват транзакциите, извършени по кредита на тази сметка в съответствие с дебита на други сметки.

Допълнително се поддържат извлечения за касови сметки 50 и 51: извлечение № 1 по сметка 50 (табл. 6.4) и извлечение № 2 по сметка 51 (табл. 6.5). Отчетите се съставят на база дебит на сметки, тоест отразяват транзакциите, извършени по дебита на тази сметка в съответствие с кредита на други сметки.

3. Общите данни за всеки журнал за поръчки се прехвърлят в Главната книга, която се открива за една година и се поддържа за всяка сметка, например за сметка 50 „Каса” (Таблица 6.6).

Таблица 6.2

номер на операцията	В кредитни сметки 50 от дебитни сметки	Обща сума
			...	...
Обща сума					...

Отчитането на формуляра за дневник се извършва по следния начин. Първичните документи, получени от счетоводството, се обработват от счетоводителя в рамките на два дни от датата на получаване. Обработката се състои в проверка на автентичността на документите, тяхното съответствие със закона и наличието на необходимите данни.

┌───────────────────┐

┌────┤Основни документи├─────────────┐

│ └─────────┬─────────┘ │

│ ┌─────────┴─────────┐ │

│ │Маси, листове,│ │

│ │ карти │ │

│ └─────────┬─────────┘ │

│ ┌─────────┴─────────┐ ┌──────┴──────┐

└───│ Дневници - поръчки ├───┤ В брой │

└───────────┬───────────┘ │ книга │

­ └─────────────┘

┌─────────┴─────────┐

│ Главна книга │

└─────────┬─────────┘

┌─────────┴─────────┐

│Баланс и отчитане│

└───────────────────┘

Фиг.4.1. Схема на бланката за дневник

Освен това обработката включва въвеждане на информация от тези документи в съответните регистри, карти, таблици, отчети и кодиране на бизнес транзакции под формата на счетоводни записвания. (Информацията за редица транзакции не се въвежда в придружаващи документи, а веднага се вписва в дневниците за поръчки.) Разплащанията в брой се оформят допълнително в касовата книга и след това се прехвърлят от нея в съответните дневници за поръчки.

Основната разлика между формуляра за дневник и другите форми се крие в нарежданията за дневници и в Главната книга. Аритметичната обработка на счетоводните записвания се извършва в дневници за поръчка, изчисляват се пълни обороти по кредитни сметки и частични обороти по дебитни сметки. След това информацията от дневниците-ордери се прехвърля в главната книга, където се изчислява общият оборот по дебитите на сметките и се определят крайните салда по всички сметки.

Според информацията от Главната книга се съставя баланс и се изготвя отчетност на дружеството (месечна, тримесечна и годишна).

Понастоящем големите и средните предприятия използват 16-дневник, допълнен от набор от отчети.

Списъкът с поръчки за дневници (J-O) на този формуляр е представен по-долу:

J-O N 1 "Каса" (сметка 50);

G-O N 2 "Разчетни сметки" (сметка 51, 57) и G-O N 2/1 "Валутни сметки" (сметка 52, 57);

J-O N 3 "Специални сметки в банки" (сметка 55);

J-O N 4 "Осчетоводяване на кредити и заеми" (сметки 66, 67);

Ж-О N 5 "Осчетоводяване на финансови инвестиции" (сметка 58);

Г-О N 6 „Разплащания с доставчици и изпълнители” (сметка 60) и Г-О N 6/1 „Отчитане на операции по закупуване и придобиване на материални активи” (сметки 15, 16);

Ж-О N 7 „Разплащания с подотчетни лица” (сметка 71);

Ж-О N 8 „Разплащания с различни длъжници и кредитори” (сметки 58, 62, 68, 73, 75, 76);

Ж-О N 9 „Вътрешностопански разплащания” (сметка 79);

J-O N 10 и J-O N 10/1 „Отчитане на производствените разходи“ (сметки 02, 04, 05, 10, 11, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29 , 40, 4 , 69, 70, 76, 94, 97);

G-O N 11 „Осчетоводяване на превози и продажба” (сметки 41, 42, 43, 44, 45, 62, 90) и G-O N 11/1 „Счетоводство за продажба и разпореждане с дълготрайни активи и нематериални активи” (сметки 01, 03, 04, 91).

J-O N 12 „Отчитане на източници на собствени средства и целеви приходи“ (сметки 14, 59, 63, 80, 81, 82, 83, 84, 86, 96).

Г-О N 13 „Отчитане на собствени дълготрайни активи, дълготрайни наети дълготрайни активи и нематериални активи“ (сметки 01, 03, 04, 91).

J-O N 14 „Отчитане на преоценка на ценности“ (сметка 14, 59).

Zh-O N 15 "Отчитане на печалбата, нейното използване и приходи за бъдещи периоди" (сметки 84, 91, 98, 99).

Ж-О N 16 „Осчетоводяване на капиталови инвестиции“ (сметки 07, 08, 11).

бележки:Дневник-ордера N 5 се открива с голям обем счетоводство в дневник-ордера N 8. Дневник-ордера N 6/1 се открива при необходимост, в противен случай сметки 15 и 16 се включват в журнал-ордери N 10 и N 10/1 . Дневник № 11/1 може да бъде заменен с дневник № 13.

При среден и малък обем на счетоводството може да се използва 8-дневна форма, в която дневниците групират сметки според икономически характеристики:

J-O N 1 "Осчетоводяване на средства" (сметки 50, 51, 52, 55, 56, 57, 58);

J-O N 2 "Осчетоводяване на кредити, заеми, заеми" (сметки 66, 67);

Г-О N 3 "Осчетоводяване на дълготрайни активи и уставен капитал" (сметки 01, 02, 03, 04, 05, 80, 81);

J-O N 4 "Осчетоводяване на производството" (сметки 10, 14, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 97);

J-O N 5 „Осчетоводяване на превоз и продажба” (сметки 41, 42, 43, 44, 45, 90, 91);

Ж-О N 6 „Осчетоводяване на разчетите“ (сметки 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79);

J-O N 7 "Отчитане на приходите и резервите" (сметки 59, 63, 82, 83, 84, 91, 94, 96, 98, 99);

Ж-О N 8 „Осчетоводяване на капиталови инвестиции“ (сметки 07, 08, 11).

Помислете за принципите на изграждане на дневници за поръчки и Главната книга.

Журнал-ордера е таблица, в която данните за бизнес транзакциите се вписват на кредитна основа.

За нагледно представяне на механизма за генериране на дневници за поръчки, обработка на получената в тях информация и прехвърлянето им в Главната книга, както и съставяне на Главната книга и обработка на данни за бизнес транзакции в нея, ще разгледаме конкретен опростен числен пример.

Те се определят от следните характеристики: броя, структурата и външния вид на счетоводните регистри, последователността на комуникация между документи и регистри, както и между самите регистри и метода на запис в тях, тоест използването на определени технически означава. Следователно под формата на счетоводство трябва да се разбира съвкупност от различни счетоводни регистри с установения ред и начин на записване в тях.

Организацията, освен ако не е предвидено друго в приложимото законодателство, самостоятелно избира най-подходящата счетоводна система за себе си. Изборът на система се определя или от вече установената счетоводна практика, или от възможностите и професионалната подготовка на счетоводителя.

Вече има доказани счетоводни системи, които се препоръчват от компетентните държавни органи в някои случаи дори за задължително използване. Те включват:

• проста счетоводна система(без двойно вписване на бизнес сделки);
• счетоводна система за мемориални ордени;
• счетоводна система за дневникс неговите модификации (прости, опростени, завършени или типични).

С широкото навлизане на електронните изчислителни технологии ясна класификация на счетоводните системи стана почти невъзможна, тоест всички счетоводни програми позволяват на практика да се формира всяка комбинация от общоприети счетоводни системи.

Счетоводната система трябва да отговаря на вида, да е напълно надеждна, да изключва възможността за липсваща информация за икономически дейности, да позволява всякаква извадка за състоянието, движението или източниците на средства на организацията, да гарантира простота при регистриране на бизнес транзакции и съставяне на финансови отчети, имат защита срещу изтичане на търговска информация, имат приемлива цена.

Цената на използваната счетоводна система трябва да бъде пряко пропорционална на оборота на бизнесаорганизация и да не намаляват нейната рентабилност.

Мемориално-заповедна форма на счетоводство

Ориз. 1.1. Схема на счетоводната форма на мемориалната заповед (плътни линии показват последователността на счетоводните записи, пунктирани линии показват съгласуване на резултатите).

Мемориално-заповедна форма на счетоводство(фиг. 1.1) е набор от мемориални ордери, всяка от които групира осчетоводявания за еднородни бизнес транзакции въз основа на резултатите от един месец от работата на организацията. Съставът и броят на мемориалните ордери в счетоводната система зависят от съдържанието, количеството и степента на повторяемост на бизнес транзакциите. Всеки мемориален орден трябва да има свои собствени данни. В зависимост от размера на организацията и нейната счетоводна служба, заповедите се изготвят от счетоводител или главен счетоводител, след което се проверяват и подписват от главния счетоводител. Списъкът на мемориалните ордени се утвърждава от директора на организацията за финансовата година.

При мемориално-ордерната форма на счетоводство синтетичното счетоводство се води в книги или мултиграфични листове. За аналитично счетоводство се използват книги, отчети, карти.

За всяка стопанска сделка се съставя мемориален ордер. Ако група от бизнес транзакции се комбинира в консолидиран документ, тогава се съставя мемориален ордер за група сделки. В мемориалния орден трябва да се посочи счетоводното записване, датата на съставянето му и сумата. Мемориална заповед може да бъде съставена като отделен документ. В някои случаи на формулярите е предвидено място за мемориален орден или върху документите се поставя съответен печат.

Повечето от транзакциите през месеца са групирани в спомагателни натрупващи отчети. След това, според тези изявления, мемориалните заповеди се съставят веднъж месечно.

Съставените мемориални заповеди се записват в хронологичен ред в регистрационния журнал. На всеки мемориален орден се присвоява определен сериен номер.

След отразяване в регистрационния дневник, данните от мемориалните ордени се записват в Главната книга или в мултиграфичен лист, който го замества.

В Главната книга от лявата страна на сметката се отразяват данните за стопанските операции по дебита, а от дясната страна на сметката - по кредита.

Сметките имат мултиграфична форма, в която се посочват съответните сметки за дебита и кредита на сметката. Такава система за отразяване на бизнес транзакции в Главната книга осигурява простота и яснота на записите.

Сумите за дебита и кредита на сметките в Главната книга се записват в оборотната ведомост, която се изгражда с помощта на синтетични сметки.

Въз основа на записванията в аналитичните сметки се съставят оборотни ведомости на аналитичното счетоводство, които се сравняват с оборотната ведомост за синтетични сметки. Дебитният и кредитният оборот на синтетичните сметки се проверява спрямо оборота в регистъра на мемориалните ордери.

С мемориалната форма на счетоводство балансът на организацията се съставя въз основа на оборотна ведомост за синтетични сметки.

Мемориалната форма на счетоводство се отличава със строга последователност на счетоводния процес, простота и достъпност на счетоводното оборудване, широкото използване на стандартни форми на аналитични регистри, клавиатурни компютри и копивен метод на регистрация. Той обаче има значителни недостатъци: съставянето на голям брой мемориални ордени, дублирането на едни и същи данни в различни счетоводни регистри. Освен това отделното поддържане на синтетични и аналитични счетоводни регистри води до изоставане на аналитичното счетоводство от синтетичното.

Счетоводна форма на счетоводство

В основата журнално-заповедна форма на счетоводство(Фигура 1.2) са принципите за натрупване и систематизиране на данни от първични документи в счетоводните регистри, които позволяват синтетично и аналитично отчитане на средствата, източници на стопански операции във всички раздели на счетоводството. Това премахва необходимостта от съставяне на мемориални заповеди.

Хронологични и систематични записи на бизнес транзакции се извършват едновременно. Дневникът за хронологична регистрация на стопанския оборот не се води.

Записванията в натрупващите регистри се извършват в контекста на показателите, необходими за управление на финансово-стопанската и търговската дейност на организацията, както и за изготвяне на месечни, тримесечни и годишни отчети.

При провеждане на аналитично и синтетично счетоводство се използват два вида счетоводни регистри: дневници за поръчки и спомагателни отчети. За да се гарантира рационалността на счетоводството, могат да се използват специални таблици за развитие.

Ориз. 1.2. Схема на журнално-заповедната форма на счетоводство

За някои видове, за които има значителен брой лични сметки, могат да се въвеждат аналитични счетоводни карти. По техните данни се съставят оборотни ведомости в края на месеца.

Освен това с дневник-ордера на счетоводството, инвентарни карти или книги за счетоводство на дълготрайни активи, карти или отчети за счетоводство на производствените разходи за калкулирани обекти, както и сортирани (балансови или оборотни) отчети за отчитане на готовата продукция поддържан.

Основните регистри на тази форма на счетоводство са дневници за поръчки. Те са безплатни листове с голям формат със значителен брой детайли. Дневници-нареждания се отварят за един месец за отделна синтетична сметка или за група синтетични сметки. На всяка дневна поръчка се присвоява определен постоянен номер.

Записването в дневниците се извършва ежедневно, директно от първични документи или от спомагателни отчети. Спомагателните отчети обикновено се използват в случаите, когато е трудно да се получат необходимите аналитични показатели директно в дневниците за поръчки. Следователно данните от първичните документи се групират предварително в отчети и след това общите им суми се прехвърлят в дневниците за поръчки.

Изграждането на дневници за поръчки и спомагателни отчети се основава на кредитния знак на регистриране на бизнес транзакции, т.е. данните от първичните документи се записват само по кредита на съответните сметки, като едновременно с това отразяват оборота по дебита на съответните сметки. Това елиминира дублирането на оборота по съответните сметки. Резултатите за месеца на всеки дневник-нареждане показват общия размер на кредитния оборот на сметката, чиито операции се записват в този дневник, и сбора от дебитните обороти на всяка сметка, съответстваща на нея.

Бизнес транзакциите се записват в дневници за поръчки, когато са завършени и документирани. Следователно систематичното вписване в дневниците за поръчка служи едновременно като хронологичен запис. Отпада необходимостта от поддържане на специални хронологични регистри с тази форма на счетоводство. Не се изготвят и възпоменателни ордени, тъй като всички показатели се записват в контекста на съответните сметки.

За да се провери коректността на записите в дневниците за поръчки, общият кредит на сметката се изчислява и записва в дневника директно от документите. Получената сума се сравнява с общите суми за дебитирани сметки, показани в отделни колони на дневника. Такова съгласуване прави излишно съставянето на оборотни ведомости за списания, в които синтетичното счетоводство се комбинира с аналитично счетоводство. Оборотните отчети се съставят само за тези сметки, в които аналитичното счетоводство се поддържа самостоятелно.

Сумите на дневниците за поръчки в края на месеца се прехвърлят в Главната книга.

Главната книга се открива за една година и служи за обобщаване на данни от дневниците за поръчки, взаимна проверка на коректността на направените записвания по индивидуалните сметки и за съставяне на баланс. Той записва салдото в началото на месеца (годината), дебитния и кредитен оборот на сметките и салдото в края на месеца (годината) за всяка синтетична сметка.

Кредитният оборот се прехвърля в Главната книга от съответния журнал, дебитните обороти се записват в книгата от различни дневници-нареждания за съответни сметки. След проверка на оборота, салдото се показва в началото на следващия месец, което се записва в съответната колона на Главната книга.

За проверка на коректността на записванията в Главната книга се изчисляват сумите от оборотите и салда по всички сметки. Сумите на дебитните и кредитните обороти, както и дебитните и кредитните салда трябва да са равни.

И други форми на отчетност се съставят според Главната книга, дневниците за поръчки и спомагателните към тях отчети.

При използване на дневниковата форма на счетоводство не е необходимо да се съставя шахматен контролен лист и шахматен баланс, както и баланс на оборотите по сметки. Използването на счетоводната форма на дневник може значително да намали сложността на счетоводството чрез комбиниране на синтетично и аналитично счетоводство, систематични и хронологични записи и анулиране на редица записи в един регистър. Тази форма на счетоводство увеличава контролната стойност на счетоводството и улеснява отчитането. Недостатъците на дневниковата форма на счетоводство включват сложността и тромавостта на изграждането на дневник-ордери, насочени към ръчно попълване на данни и усложняване на механизацията на счетоводството.

В контекста на използването на различни видове електронни компютри, ориентацията на организациите за подобряване на управлението и развитие на пазарните отношения, все повече се въвежда автоматизирана форма на счетоводство, която се основава на принципа на двойно вписване при записване на бизнес транзакции. Едновременното записване на бизнес транзакция в дебит и кредит на съответните сметки допринася за систематизирането на стопанските операции и осигурява ефективен контрол върху правилното им отразяване в счетоводните сметки.

Типичните бизнес транзакции са предварително кодирани. За онези бизнес транзакции, които са несистематични, се използва принципът на предварително натрупване на информация.

Автоматизираните системи за управление дават възможност за получаване на информация не само за обекта като цяло, но и за отделните му части: за конкретен доставчик на материали, конкретен купувач на продукти и др. оборудване. Първоначалната информация се обработва в компютър по различни програми, като се отчита решаването на конкретни проблеми, в зависимост от изискванията на потребителите на информация.

При автоматизирана форма на счетоводство се осигурява органична връзка между счетоводното, оперативното и статистическото счетоводство.

Подобряването на организацията на счетоводството се улеснява до голяма степен от автоматизираните работни места на счетоводителите, създадени в организации (AWS).