71 сметки в счетоводството. Отчитане на разчетите с подотчетни лица

Искам да продължа да говоря за формиране на обороти за различни сметки, а днес оборотната ведомост за сметка 71 е следващата по ред .

Сметка 71 "Разплащания с подотчетни лица" се използва от почти всички предприятия. В програмата 1C Счетоводство 8 издание 2 тази сметка има няколко подсметки, ще разгледаме първата подсметка, която също се нарича „Разплащания с подотчетни лица“. Сметката е активно-пасивен. Това означава, че салдото по сметката може да бъде както дебитно, така и кредитно. Дебитно салдо - означава вземане или задължение на отговорно лице към предприятието. Кредитното салдо, напротив, показва задълженията или задълженията на предприятието към отговорното лице.

Самата структура на акаунта е активна. Това означава, че дебитът ще покаже увеличение на дълга на отговорното лице (в случай, че му бъдат издадени парични аванси), а кредитът ще покаже намаление на дълга (при подаване на документи за изплатените суми или връщане на неизползвани финансови средства).

Аванси на отговорно лице могат да се издават от касата или от разплащателна сметка.

Помислете как се формира оборотният лист за сметка 71 в 1C. В нашия пример ще имаме две отговорни лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петров получи пари от касата с касов ордер на сметка в размер на 1000 рубли за битови разходи. Иванов 10 000 рубли от разплащателната сметка за пътни разходи.

Оборотната ведомост за сметка 71 се генерира от меню "Отчети" в горната част на програмата. Трябва да изберете „Оборотно извлечение за сметката“. Може да стане и през раздела "Каса". В долната дясна част на този раздел, наречен "Отчети", последният елемент е СОЛ за сметка 71.

Какъв извод можем да направим от този регистър? Оборотът по дебита на формуляра за сметка, оборотната ведомост за сметка 71, показва средствата, които са били издадени на отговорни лица и съответно увеличение на дълга им към предприятието. По кредита на сметката виждаме сумите, за които отговорните лица са подали авансови отчети и са намалили дълга си към предприятието.

След това помислете за баланса в края на периода. За служител Иванов остатъкът е 1800 рубли. на кредит. Това означава, че Иванов е похарчил повече пари, отколкото са му дадени (11 800 рубли, вместо 10 000 рубли). Следователно компанията дължи на Иванов 1800 рубли.

За служител Петров дебитното салдо в края на месеца. Това означава, че Петров дължи на предприятието 100 рубли, тъй като му бяха дадени 1000 рубли, а авансовият отчет беше представен само за сумата от 900 рубли.

Ако погледнете общия баланс в регистъра, оборотната ведомост за сметка 71, той възлиза на 1700 рубли по заем и това е дългът на компанията към отговорни лица.

Сметка 71 на счетоводството е активно-пасивна сметка „Разплащания с отчетни лица”, служи за отчитане на издадени отчетни суми и връщане на неизразходвани суми. В предприятията служителите могат да отделят средства за отчитане на домакински разходи, за закупуване на материали или пътни разходи. Помислете как да водите отчети за разплащания с отговорни лица и примери за счетоводни записвания по сметка 71.

Сметка 71 е активно-пасивна, така че салдото по сметката може да бъде дебитно или кредитно.

Сметка Дт 71 отразява сумата, получена от служителя;
Сметка 71 КТ отразява изразходването на средства.

Аналитично счетоводство по сметка "Разплащания с отчетни лица" се води отделно за всяко подотчетно лице.

Процедурата за издаване на подотчет

Съгласно авансовия отчет е разрешено да се издават пари само на служители на предприятието. Отчетните суми се издават в брой от касата или се превеждат по банков път на банкова карта.

Основното правило при издаване на пари е служителят да отчита за получената по-рано отчетна сума. В предприятията като правило определят реда на лицата, които имат право да получават средства като сметка, тъй като с тях се сключва споразумение за отговорност:

Когато плащате пари на отговорно лице, трябва да се спазват следните правила:

Проверете баланса на отговорното лице (според счетоводния регистър). Причина: клауза 6.3 от инструкциите на Централната банка на Руската федерация № 3210, която гласи, че е забранено да се издават средства на отговорен служител за предварително получена сума.
Получете писмено заявление от служителя във всякаква форма, отразяващо основните данни: целта на получаването, необходимата сума, срока за подаване на отчета, датата. Заявлението трябва да бъде заверено от ръководителя на дружеството или от упълномощено лице.

Установен е 3-дневен срок, в който служителят трябва да отчете получените отчетни суми, да върне средствата в касата и да подаде отчет. Ако служителят не е докладвал в определения срок, тогава получената от него сума трябва да бъде удържана от дохода на служителя и да се начисли данък върху доходите на физическите лица (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация). при което:

Важно: удръжки от служител могат да се правят само при писмено заявление и не повече от 20% от заплатата (член 138 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Ако дълг (особено голяма сума) за отговорно лице е регистриран за дълго време, тогава данъчният инспектор по време на ревизия може да прекласифицира такова плащане като заем или да го счита за доход (параграф 3 от член 137 от Кодекс на труда на Руската федерация) и начисляват допълнителен данък върху доходите на физическите лица.

Максималният размер на издаване на сметката не е предвиден от закона, но трябва да се има предвид, че ако служител урежда сметки с контрагенти от името на предприятието, тогава по един договор можете да платите не повече от 100 000 рубли.

Предварителен доклад

Служителят отразява всички разходи за средства в авансовия отчет. Служителят може да изразходва отчетни суми за закупуване на стоки, материали, дълготрайни активи, нематериални активи, плащане за бизнес нуждите на компанията.

Диаграмата показва видовете разходи по сметка 71 и основните документи, които трябва да бъдат приложени към авансовия отчет:

Вземете 267 1C видео уроци безплатно:

Ако служител има преразход върху отчетни суми, тоест служител е похарчил личните си пари, тогава компанията има право да ги възстанови по установените процедури.

Примери за типични осчетоводявания по сметка 71

№ п / стр	Съдържанието на домакинствата. операции	Дебит	Кредит	Основни документи
1	Изплащане на пари в брой по сметка	71	50	Отчет на касиера, разходна бележка
2	Посочено в подотчета за пътни разходи по банкова карта	71	51	Банково извлечение, платежно нареждане
3	Средствата се прехвърлят в подотчета на корпоративната карта	71	55	Извлечение от специални сметки
5	Приети разходи по авансов отчет за закупуване на ДМА	08	71	Акт за приемане на работи и услуги
6	Придобити от отговорно лице материали се кредитират	10	71	Пътни листове, превозни документи, приемо-предавателен акт
7	Отразен е размерът на разходите за производствени и стопански нужди	20/26/44	71	Предварителен отчет, назначение, отчет за командировка
9	Кредитират се стоки за препродажба, закупени от отговорно лице	41	71	Авансов отчет и фактури
11	Връщане на неизразходваните средства в касата	50	71	Отчет на касиера, разписка
12	Начислен дълг върху неизплатени суми на отговорното лице	73	71	Предварителен доклад

Разгледайте практически примери с осчетоводяване по сметка 71 за издаване, разход и връщане на отчетни средства.

Пример 1: Авансов отчет Възстановяване на преразход - Публикации

Служител на Romashka LLC Иванов И.И. средствата бяха разпределени по сметката в непарична форма в размер на 2500 рубли. (на банкова карта) за закупуване на канцеларски материали. Всъщност Иванов И.И. похарчи 2840 рубли. Изготвен е авансов отчет за действителните разходи и към отчета са приложени оправдателни документи (разписка за продажба). Преразходът на разходите по авансовия отчет възлиза на 340 рубли. Средствата са кредитирани на Иванов И.И. към банкова карта.

Romashka LLC генерира записи по сметка 71:

Пример 2: Възстановяване на авансово извлечение - Публикации

LLC "Romashka" и LLC "Vasilek" сключиха споразумение за предоставяне на транспортни услуги в размер на 7200 рубли, вкл. ДДС. За да заплати услугите по договора, служителят на Romashka LLC Ivanov A.B. получи по сметката сумата от 7 500 рубли. След извършване на разплащания с Vasilek LLC, Иванов A.B. предал авансовия отчет, а останалите средства върнал на касата.

Счетоводителят на Romashka LLC генерира следните публикации:

Дт	ct	Описание	Количество, разтриване.	Документна база
26/44	60	Услугите на Vasilek LLC са отразени в структурата на разходите (7 200 рубли - 1 098 рубли)	6 102	Свидетелство за завършен
19	60	Размерът на ДДС се разпределя от разходите за транспортни услуги	1 098	Свидетелство за завършен
68/2 ДДС	19	Приема се за приспадане сумата на ДДС от стойността на транспортните услуги	1 098	Удостоверение за завършеност, фактура
71	50/1	От касата на Romashka LLC Ivanov A.B. получени средства по отчета	7 500	Разходен касов ордер, извлечение от отговорно лице
60	71	Счетоводството отразява плащането за услуги, което е извършено от Иванов А.Б. от името на Romashka LLC	7 200	Предварителен отчет, удостоверение за завършеност
50/1	71	Остатъкът от неизразходвани средства беше върнат в касата на Romashka LLC (7 500 рубли - 7 200 рубли) от Иванов A.B.	300	Касова гаранция за сметка, предварителен отчет, извършена работа

Пример 3: Счетоводни записвания за пътни разходи

Работникът Василков И.И. изпратен в командировка за 3 дни, му беше дадена сметка за сумата от 20 000 рубли. Дневната надбавка е 2000 рубли.

При завръщането си той представя предварителен отчет с приложени оправдателни документи:

Железопътните билети за сумата от 8000 рубли, включително ДДС 1220 рубли, са подчертани в отделен ред.
Хотелска фактура на строга отчетна форма за 5000 рубли, вкл. ДДС 763 rub. ДДС също е подчертан отделно.

Отразяване на пътни разходи по сметка 71 в осчетоводявания:

Дт	ct	Съдържание на операцията	Количество, разтриване.	Документна база
71	50	Издадени са средства по сметка на Василков И.И. от касата	20 000	Парична гаранция за сметка
20	71	Отписани разходи за билети без ДДС	6 780	Предварителен отчет, железопътен билет
19	71	Разпределен ДДС върху разходите за билети	1 220	ЖП билет
68.ДДС	19	ДДС, изпратен за приспадане	1 220	Записване в книгата за покупки
20/44	71	Отписани разходи за настаняване (хотел) без ДДС	4 237	Форма на строга отчетност, хотелска касова бележка
19	71	Разпределен ДДС върху хотелските разходи	763
68.ДДС	19	ДДС, изпратен за приспадане	763	Записване в книгата за покупки
20/44	71	Отписани дневни надбавки	6 000	Предварителен доклад
50	71	Служителят върнал неизразходвани средства на касата	1 000	Входящ касов ордер

В някои случаи се изразходват пари в брой отговорни лицакоито получават пари от под отчета за административни и оперативни разходи.

Така, пътни разходивключват в (работи, услуги). В тридневен срок след завръщане от командировка, отговорното лице е длъжно да отчете получените и изразходвани суми. Съставено предварителен отчетс придружаващи документи (билети, хотелски сметки и др.). Предварителният отчет се одобрява от ръководителя на организацията. Неизползваният остатък от отчетните суми се предава от отговорното лице в касата по входящия касов ордер. Преразходът се издава от касата по разходния касов ордер. Ако отговорното лице не е представило авансов отчет или не е върнало неизползвания остатък от отчетни суми на касата, тогава тази сума се удържа от начислените заплати.

Отчитането на отчетните суми се води по активна сметка 71 „Разплащания с отчетни лица“. Дебитното салдо на тази сметка означава сумата на дълга на отговорните лица на организацията. Дебитен оборот означава сумите, издадени по отчета, или възстановяването на преразход. Кредитният оборот показва размера на използваните суми по авансови отчети, както и неизползваните и предадени на касата суми.

Отчитането на всички отчетни суми се води в дневника-варанта, който отразява записвания по кредита на сметка 71 в съответствие с дебита на съответните сметки. Основата за попълване на този счетоводен регистър са разходните и приходните касови ордери, както и авансовите отчети. Последното трябва да бъде проверено аритметично и по същество, тоест да се установи необходимостта и целесъобразността на разходването. При обработката на авансовия отчет счетоводителят поставя върху него и върху приложените към него документи съответните сметки в съответствие с насоките на разходите.

Дебитът на активната сметка 71 „Разплащания с отчетни лица” отразява следните операции

Издаването на отчетни суми от касата се оформя чрез осчетоводяване:

кредит на сметка 50 „Каса”.

По подобен начин се отразява и издаването на суми за обезщетение за преразход.

Прехвърлянето на средства по местонахождението на отчитащото се лице се отразява в записа:

дебит на сметка 71 "Разплащания с отчетни лица",
кредит на сметка 51 "Разчетни сметки".

Кредитът на сметка 71 показва основно отписване на издадени отчетни суми

Така например отписването на пътните разходи се записва, както следва:

дебит на сметка 20 "Основно производство",
дебит на сметка 26 "Общостопански разходи",

По подобен начин се отразява и отписването на отчетни суми, използвани за производствени нужди.

Ако отчетните суми се използват за покриване на разходите за доставка и продажба на продукти:

дебит на сметка 44 "Разходи за продажби",
кредит на сметка 71 "Разплащания с отчетни лица".

Ако отчетните суми се използват за покриване на разходите за закупуване и придобиване на материални активи:

дебит на сметка 07 "Оборудване за монтаж",
дебитна сметка 10 "Материали",
дебит на сметка 15 "Набавяне и придобиване на материални активи",
дебит на сметка 41 "Стоки",
кредит на сметка 71 "Разплащания с отчетни лица".

Връщане в касата на неизползвания остатък от отчетни суми:

дебитна сметка 50 "Каса",
кредит на сметка 71 "Разплащания с отчетни лица".

Отражение в счетоводството на суми, които не са върнати от служителите навреме:

дебит на сметка 94 "Липси и загуби от повреди на ценности",
кредит на сметка 71 "Разплащания с отчетни лица".

Удържани невърнати отчетни суми:

дебит на сметка 70 "Разплащания с персонал за заплати",
кредит на сметка 94 „Липси и загуби от повреди на ценности”.

Цитат 71 „Изчисления с подотчетни лица” се използва за отразяване на данни за средствата, получени от служител на предприятие, отговорен за стопански и оперативни, пътни и гостоприемни разходи.

Тази оферта е валидна въз основа на плана, одобрен със Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 31 октомври 2000 г. № 94n, ако е необходимо, за предоставяне на финансови средства за изпълнение на задачите, поставени от ръководителя, свързани с пряка дейност на организацията.

Такива средства не са собственост на отговорното лице и не могат да се изразходват от него за други нужди. Съответно, в случай на баланс, сумата ще бъде върната на касата. В същото време при изпълнение на задачата в рамките на 3 работни дни трябва да бъде представен отчет за изразходването на тези пари.

Ако такъв отчет не бъде предоставен, данъчните власти ще го считат за доход на физическо лице и от тази сума ще се изисква данък върху доходите на физическите лица. Законът не предвижда сроковете за издаване на тези средства, така че те се определят от ръководителя.

Какви са целите, за които се предоставят средства?

Пътни разходи.
Покупки на стоки на дребно едро.
Представителни разходи.
Икономически и оперативни нужди.

Важно!Отговорни лица могат да бъдат само служители на предприятието. Неопитните счетоводители често правят грешката да въвеждат в сметка 71 парични суми, дадени на лица, представляващи доставчик или клиент.

Характеристики на окабеляването

Цитатът е активно-пасивен, но в повечето случаи е подреден като активен. Дебитът показва увеличение на размера на издадените средства, а кредитът – намаление на вземанията.

Но има ситуации, когато сметката действа като пасивна, тъй като в края на месеца се формира салдо, както дебитно, така и кредитно. Във втория случай това означава дългово задължение на предприятието. Например, когато парите, издадени от сметката, не са достатъчни за покриване на битови разходи или няма необходимата сума в касата на организацията и служителят се съгласи да използва лични средства, подлежащи на връщане на изразходваните пари на него.

В такава ситуация счетоводителят прави осчетоводяване: dt 20 - t 71. Ако се формира дебитно салдо, тогава има дълг към организацията.

Как да отразите плащането на ДДС

Когато една компания плаща ДДС при закупуване на стоки или услуги от подлежащи на отчет пари в оферта 19, сумата на данъка се отразява в осчетоводяването:

Действия на счетоводителя

Отчетните средства се издават от касата (Kt 50) или се превеждат в картата от разплащателната сметка на дружеството (Kt 51), въз основа на заповед на ръководителя или писмено заявление на получателя на парите с решение на директора.

След приключване на задачите счетоводителят приема авансов отчет и извършва аритметично съгласуване, а също така проверява наличието на първични счетоводни документи, потвърждаващи целта на разходите, сметка 71 в счетоводната осчетоводяване, издава входящ или изходящ касов ордер и затваря предварителен отчет.

Транзакции за теглене:

			Описание

			От разплащателна сметка

Публикации, когато служител връща пари:


			Към парична сметка

Важно!При използване на корпоративна карта за превод на средства към служител се извършват следните осчетоводявания: dt 55 - t 51 и dt 71 - t 55.

Основни котировки от втори ред

За да се систематизират и комбинират данните за паричните потоци, аналитичното счетоводство е свързано с котировки от втори ред:

		На кредит

Записвания за гостоприемство:

Транзакции за покупка на материали или стоки:

				Описание
				Плащане на парите
				Разходи за закупуване
				Връщане на баланса

Публикации за пътни разходи:

Публикации за удържане на отчетната сума

Използва се, ако остатъкът от средства не е върнат или не е предоставен отчет за изразходваните пари.

Отчетни лица са лицата, които са получили средства от организацията по отчета и в чиито интереси трябва да направят разходи или да придобият имущество.

За отчитането на разплащанията с подотчетни лица ще ви разкажем в нашата консултация.

Сметка 71 "Разплащания с отчетни лица"

Синтетичното счетоводство на разчетите с подотчетни лица, които са служители на организацията, се води по едноименна сметка 71 „Разплащания с подотчетни лица“ (Заповед на Министерството на финансите от 31 октомври 2000 г. № 94н). 71 счетоводна сметка е активно-пасивна сметка.

Тази сметка обобщава информация за разплащания със служители за сумите, които са им издадени срещу отчета за административни, стопански и други разходи.

В същото време е възможна ситуация, когато например служител е отишъл в командировка, без да получи средства по отчета. В този случай възстановяването на направените разходи също ще бъде отразено чрез сметка 71. Това означава, че синтетичната сметка 71 се използва не само за отчитане на сумите, издадени по отчета, но и за отчитане на възстановяването на разходите, направени от служителите в за своя сметка, но в интерес на организацията.

Аналитично счетоводство по сметка 71 се води за всяко отчетно лице и издадената сума за отчета.